VÖ 55: Digitale Registraturen - digitale Archivierung Pragmatische Lösungen für kleinere und mittlere Archive?

Vorwort

von Irmgard Christa Becker, Dominik Haffer und Karsten Uhde

Seit den 1970er Jahren diskutieren Archivare über die Archivierung digitaler Unterlagen aus der Verwaltung.  Praktische Folgen – etwa im Hinblick auf die Übernahme digitaler Unterlagen – hatte die Diskussion zunächst nicht. Dies änderte sich, nachdem seit den 1990er Jahren in den Verwaltungen digitale Verfahren nicht nur für die strukturierte Sammlung von Daten, sondern auch für die klassische Verwaltungsarbeit, die man bis dahin ausschließlich in analogen Akten dokumentiert hatte, eingesetzt wurden.

Aus dieser historischen Entwicklung heraus ergeben sich für den Archivar aktuell zwei Ansatzpunkte bei der digitalen Archivierung. Bei der einen konzentriert man sich zunächst auf digitale Akten, deren Einführung von einigen Archiven aktiv begleitet wurde und wird. Bei der anderen stellt man im Sinne einer Bestandsaufnahme zunächst fest, welche Unterlagen bisher in der Verwaltung des Archivträgers digital entstanden sind und welche Lösungen für deren Archivierung entwickelt werden können. Diese Zweiteilung spiegelte sich im Aufbau des 16. Archivwissenschaftlichen Kolloquiums wider, das in drei Sektionen den Bogen von der Entstehung digitaler Unterlagen in der Verwaltung bis hin zu deren Archivierung spannte. Dabei behielt die Veranstaltung einen wesentlichen Aspekt im Blick, der zuweilen zu wenig Beachtung findet, denn vor allem kleinere Archive können die gewaltige Aufgabe der Archivierung digitaler Unterlagen nicht allein lösen. Sie werden auf Kooperationen angewiesen sein.

Der Umgang mit digitalen Unterlagen und insbesondere deren Archivierung wird zweifellos von internationalen Entwicklungen bestimmt; zum einen, weil das Referenzmodell OAIS ein weltweit akzeptierter Standard ist, zum anderen, weil die Konzepte für digitale Verwaltungsunterlagen durch das Records Management aus dem englischsprachigen Raum beeinflusst werden. Die Wechselbeziehung zwischen Records Management und Archivwesen bildete daher die Grundlage des Einführungsvortrags, während die anschließenden Sektionen sich den Stationen beim Übergang der digitalen Unterlagen von der Verwaltung in das Archiv widmeten.

In der ersten Sektion wurde anhand der Erfahrungsberichte zur Einführung digitaler Aktenführung deutlich, dass Archivare ihre Fachkenntnisse im Bereich Organisation einbringen müssen, sofern die archivischen Belange ausreichend berücksichtigt werden sollen. Die Vielfalt der darauf aufbauenden Lösungsansätze zeigte sich am Beispiel von Einwohnermeldedaten in Westfalen, der Entwicklung von spezifischen Konzepten im Archiv der Siemens AG und am Schweizer Beispiel der Versicherungsdaten in der zweiten Sektion. In der dritten Sektion wurden die Planungen der Landeshauptstadt München für ein digitales Magazin vorgestellt. Heinrich Berg ging auf die Situation im Wiener Stadt- und Landesarchiv ein. Diese ist einerseits von einer frühen Befassung mit der digitalen Langzeitarchivierung und andererseits von einer ersten Lösung auf Seiten des Archivs gekennzeichnet. Allerdings ist diese auf Grund organisatorischer Rahmenbedingungen bis heute de facto nicht wirksam geworden. Nun werden neue Ansätze gesucht, mögliche Richtungen sind erkennbar, aber noch nicht festgelegt. Der Zeitpunkt erschien ihm daher nicht geeignet, einen Bericht im Druck zu veröffentlichen. Ein Vorschlag aus dem Landesarchiv Baden-Württemberg befasste sich schließlich mit Möglichkeiten der Kooperation auf dem Feld der digitalen Langzeitarchivierung. Die Tagung wurde durch eine Podiums-diskussion abgerundet, deren Thesen und Ergebnisse im Beitrag von Steffen Schwalm zusammengefasst sind.
 
Marburg, im Oktober 2012