VÖ 27: Qualitätssicherung und Rationalisierungspotentiale in der Archivarbeit

Vorwort
 
Die Auseinandersetzung mit Rationalisierungspotentialen in Verwaltungen ist in Zeiten ständig steigender Anforderungen und zugleich sinkender Ressourcen der öffentlichen Hand nicht mehr nur das Thema einiger weniger Spezialisten,
die sich bei der Verwaltungsreform engagieren, sondern eine notwendige Beschäftigung, der sich verantwortungsbewußte Archivarinnen und Archivare nicht mehr entziehen können. Sie wird mittel- und langfristig die einzige Möglichkeit darstellen, dem Archivwesen im allgemeinen und dem einzelnen
Archiv im speziellen seinen Platz in der Gesellschaft zu erhalten oder gar auszubauen.

Für die erfolgreiche Nutzung der Rationalisierungspotentiale sind zunächst zahlreiche Untersuchungen nötig, bei denen die einzelnen Aufgaben der Archive einer kritischen Überprüfung ihrer Notwendigkeit und Zeitgemäßheit, aber auch der jeweiligen Kosten unterzogen werden müssen. Als Ergebnis
derartiger Untersuchungen wird nicht nur ein Ranking entstehen, durch das u.U. deutlich wird, daß auf gewünschte, lange durchgeführte, aber zugleich auch sehr aufwendige und teure Aufgaben künftig eher verzichtet werden sollte. Eine solche Kosten-Nutzen-Analyse bietet auch die Chance, sich neue
Spielräume zu schaffen, in denen man bislang nicht erreichte Ziele erreichen und sich innerhalb der jeweiligen Behörden- und Kulturlandschaft als kompetenter Partner einbringen kann.

Zugleich mit der Analyse der Aufgaben wird die Arbeit der einzelnen Archivare überprüft werden. Hierzu werden zunächst Untersuchungen über Arbeitsabläufe und deren Optimierung nötig sein, die, wenn die Archivarinnen und Archivare sie von Beginn an mitgestalten, dem Einzelnen sicher auch einige
Erleichterungen bringen werden. Dies wird in erster Linie durch weitreichende Normierungen und eine Festlegung der Oualitätsmaßstäbe erfolgen, ohne die die Leistungen einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weder für sie selbst noch für Vorgesetzte überprüfbar und damit bewertbar werden.
Normen und Qualitätsstandards dienen insofern der Selbstversicherung nach innen. Sämtliche Normierungen und Standardisierungen werden sich aber nicht nur innerhalb der Archive selbst auswirken, sie werden auch das Verhältnis zu jeder Art von Öffentlichkeit verändern. Wenn der einzelne Archivar nicht mehr
nur auf seine eigenen Einschätzungen und Meinungen, sondern auf allgemein anerkannte und jederzeit überprüfbare Standards und Normen verweisen kann, wird es dem Archivträger schwerer fallen, berechtigte Anliegen der Archivare zu ignorieren. Gleichzeitig können Normen und Standards dem Archivar
helfen, bestimmte Anliegen der Öffentlichkeit aufzugreifen oder auch fundiert abzuwehren.

Neue Normen und Standards müssen - wenn sie dauerhaft wirkungsmächtig sein sollen - veröffentlicht und dem heutigen wie dem künftigen Archivpersonal vermittelt werden. Sie haben auf diese Weise auch Einfluß auf die Aus-und Weiterbildung des gesamten Berufsstandes.

Die Archive stehen erst am Anfang einer Entwicklung, deren Ende vorerst nicht genau zu bestimmen ist. In dieser Phase werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Archive in erhöhtem Maße Flexibilität, Engagement und trotz aller Normierungen ein hohes Maß an Kreativität verlangt, wie auch
die Bereitschaft, sich selbst und die eigene Arbeit jederzeit zu hinterfragen und öffentlich zu diskutieren.

Bei dem Versuch, in der gegebenen Situation möglichst viele Vorteile für die Archive und ihre Beschäftigten zu erarbeiten, sind Fehler nicht immer zu vermeiden, solange der "Königsweg" noch nicht gefunden ist. Solange aber danach noch gesucht wird, sind Diskussionen über Standards und Normen als
zwei der entscheidenden Faktoren zur Qualitätssicherung und zur Aufdeckung und Nutzung der Rationalisierungspotentiale in der Archivarbeit notwendig. Einer solchen Diskussion diente das im Juni 1996 veranstaltete 2. Archivwissenschaftliche
Kolloquium der Archivschule Marburg, das unter dem Thema:
„Qualitätssicherung und Rationalisierungspotentiale in der Archivarbeit"
stand. Der vorliegende Band beinhaltet die dort eingebrachten Vorträge und stellt sie so zur Diskussion.

Abschließend sei allen Referenten, den Protokollanten sowie den an der Erstellung beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Archivschule für ihre Unterstützung bei der Zusammenstellung des Bandes gedankt.
 
Karsten Uhde